A weboldal 320px-es felbontás alá nincsen optimalizálva.

Kérjük tekintse meg nagyobb felbontású eszközről oldalunkat!

Szívesen megmutatnád irodádat?

Töltsd ki az itt található űrlapot, és ajánld irodádat bloggerünknek!

Küldő neve:*
Küldő e-mail címe:*
Az ÁSZF-et és az Adatvédelmi Szabályzatot tudomásul veszem és elfogadom:*
Üzenete szövege:*

Véleményed szerint másnak is érdekes lehet a cikk?

Töltsd ki az itt található űrlapot, hogy elküldhesd emailben!

Küldő neve:*
Címzett neve:*
Címzett e-mail címe:*
Üzenete szövege:*

Irodablog.napló feliratkozás

Itt iratkozhatsz fel hírlevelünkre, ahol kétheti rendszerességgel kaphatsz információkat az irodapiac aktualitásairól! Minden mező kitöltése kötelező!

Email cím:*
Név:*
Piaci szektor:*

Irodablog napló

Itt iratkozhatsz fel hírlevelünkre, ahol kétheti rendszerességgel
kaphatsz információkat az irodapiac aktualitásairól!

Név:
Email cím:*
Szektor:*
Az ÁSZF-et és az Adatvédelmi Szabályzatot tudomásul veszem és elfogadom
 
   


A Ricoh irodája Budaörsön: vadonatúj munkakultúrát teremtettek

A Ricoh új 550 négyzetméteres irodáját a budaörsi Terraparkban alakította ki, amely mintairodának is tekinthető, hiszen mind az alaprajzi elrendezésben, mind a munkaszervezésben, mind az IT-támogatásban a 21. század követelményeit valósítja meg.

Az 1936-ban alapított Ricoh az egész világon kínál irodai másológépeket, képalkotási eszközöket kis- és nagyvállalatok számára egyaránt. A cég központja Japánban, Tokióban található, világszerte több mint százezer alkalmazottal rendelkezik, Magyarországon pedig már a rendszerváltás óta jelen vannak. 2013 nyarán azonban új helyre, a Terraparkba költöztek. A közel 60 főt foglalkoztató Ricoh Hungary Kft. az új költséghatékonyabb és kisebb irodájának kialakítását összekapcsolta egy vadonatúj munkahelyi kultúra és struktúra meghonosításával is, amelyet a cégcsoportnál mintaprojektként Magyarországon vezettek be először. A projekt neve „New World Of Work”, azaz „A Munka Új Világa”. Előzetesen számos irodaházat vizsgált meg a vállalat, a választás során olyan szigorú követelményeket támasztottak, mint nagyobb költséghatékonyság elérése a minőség színvonalának növekedése mellett, a fenntarthatósági, környezetvédelmi törekvések teljesülése, és az alkalmazottak nagyobb mértékű motiválása.

Amint belépünk a Ricoh 550 négyzetméteres hazai központjába, egy hatalmas nyitott térben találjuk magunkat, ahol az egyes funkciók meghatározott rendben követik és egészítik ki egymást. A tárgyalók üvegfalakkal kapcsolódnak az irodához, míg ahol szükséges, az elkülönítést, illetve lehatárolást hanggátló akusztikai panelekkel és irattartó szekrényekkel oldották meg, így az átláthatóság és nyitottság mindenhol következetesen érvényesül. A recepciós pulttól balra a fogadó sarok került kialakításra, mögötte pedig három kisebb tárgyaló található, míg a két nagyobb tárgyaló a munkaállomásokat is tartalmazó nyitott térbe került. A tárgyalókat egyébként foglalási rend alapján lehet igénybe venni. A recepciótól jobbra rézsút láthatjuk a konyhát és az étkezőt, míg a pult mögött fal rejti a vendég gardróbot és a vizesblokkokat.

Ha jobbra vesszük az irányt, akkor feltárul a hatalmas bemutatóterem, amely igazán izgalmas terület, hiszen többnyire kiskereskedelmi márkák esetében szoktunk dizájnos showroom-ról beszélni. A Ricoh a másológépeket állította reflektorfénybe, ahol az ügyfelek, akár helyet is foglalhatnak, amíg a munkatársak bemutatják a termékeket. Itt található egy ún. interaktív írótábla is, amelynek segítségével egy másik helyszínen tartózkodó kollégával könnyen kapcsolatba lehet kerülni, hiszen a táblára felírt információk mindkét fél számára láthatóvá válnak. A következő desztinációnk már a munkaállomásokat tartalmazó nagy nyitott tér, azonban mielőtt oda belépnénk, egy érdekes helyiségen haladunk keresztül. Úgy tűnik, mintha egy repülőtér csomagmegőrzőjében járnánk, hiszen mindenütt színes – lockereknek nevezett – szekrények sorakoznak, amelyeket a munkatársak saját kulccsal zárhatnak. Az alkalmazottak itt tárolhatják személyes holmijukat és eszközeiket, valamint ha éppen nem tartózkodnak az irodában, akkor itt kaphatnak üzeneteket is.

Ekkor végre eljön a nagy pillanat, és belépjünk a nagybetűs munka világába. Először egy kis sarok tűnik fel, az egyik ún. office tour pont, vagyis másolópont, ahol másológép, iratmegsemmisítő és papírhulladék-gyűjtő került elhelyezésre. Ez amúgy egy többfunkciós helyiség is, hiszen itt az ügyfelek számára demonstrációt, termékbemutatót lehet tartani, de akár informális megbeszélésre is sor kerülhet. Mögötte végre felsejlik a munkaállomások sokszínű és formagazdag világa, ahol az egyes funkciók jól láthatóan megtervezett rendben illeszkednek egymáshoz. Alapvetően három fő blokkra oszlik a tér. Jobb oldalt az ügyfélszolgálattal foglalkozó alkalmazottak ülnek, ahol az egyes munkaállomásokat hangszigetelő panelekkel választották el, valamint itt kivételesen fix munkahelyek vannak.

A középső traktusban – azaz a kollaborációs zónában – található két telefonfülke, valamint egy falak nélküli tárgyaló médiafallal ügyfél-prezentációra vagy nem bizalmas jellegű, fókuszált megbeszélésekre. Ez a leglátványosabb rész, hiszen az egyedi Bene bútorok a nappali otthonosságát és kényelmét varázsolják az open space közepébe, mintha egy szigeten ülnénk a nagy óceán kellős közepén. A bal oldali harmadik blokkban – akár a könyvtárban – pedig a fókuszmunka zajlik, és itt a csend uralkodik. A nagy nyitott területet két nagy tárgyaló keretezi. A sokféle tevékenységelem nem okoz káoszt, hiszen üvegfalakkal, akusztikai panelekkel, tároló szekrényekkel kitűnően megoldották a szegmentációt. Mindemellett az iroda külső arculata is harmonikus egészet alkot, a japán anyacég pozitív „szelleme” például a tárgyalók neveiben is „manifesztálódik”. A tárgyalók a Daichi, a Hiroko, a Yori, a Yasu és a Hideaki nevekre „hallgatnak”, amelyek magyarul „fényességet”, „nyugalmat” és „békét” stb. jelentenek.

A kialakítással párhuzamosan egy újfajta munkakultúrát is meghonosítottak, amely az emberre, a helyre és a technológiára fókuszál. „Az új munkafilozófia megvalósítását a világban zajló gazdasági és generációs trendek változása alapozta meg. A megváltozott munkatereknek sokféle tevékenységet be kell fogadniuk, a flexibilitás pedig a mobil munkahelyek előtérbe kerülését segítik, amely egyben papírmentességet is jelent. A mobilitás érdekében egy rugalmas és professzionális IT-rendszert is kiépítettünk, amely többek között vezetéknélküli hálózatot jelent, valamint a belső kommunikációs megosztó rendszeren keresztül a munkatársak helytől függetlenül hozzáférhetnek a szükséges információkhoz, így a távmunka alapvető feltételeit is megteremtettük” – mondja Schlemmer Noémi, a Ricoh Hungary Kft. HR menedzsere. A papírmentességet pedig az biztosítja, hogy csupán a már említett három másolópontnál lehet papírhulladékot elhelyezni, míg a konyhában van a szelektív hulladékgyűjtő.

„Az új munkastruktúra alapján az alkalmazottak akár otthonról is végezhetik a munkájukat, az irodában pedig shared desk-rendszerben ülnek, vagyis nincsenek dedikált munkaállomások. Ehhez kapcsolódik a clean desk policy is, hiszen bárki bárhová ülhet, de a munkanap végén üresen kell hagynia az asztalt, és a saját szekrényében kell elhelyeznie a munkaeszközeit, iratait” – teszi hozzá Schlemmer Noémi. Itt érdemes megemlíteni a demokratikus viszonyrendszereket is, hiszen a vezetők sem rendelkeznek saját irodával vagy munkaállomással. Az új munkamódszerek átvétele céljából kommunikációs-viselkedési szabályzatot állított össze a vezetőség, amely a munkarendet, az együttműködés formáit szabályozza olyan részletességgel, mint például, hogy az otthon dolgozók mennyi időn belül válaszoljanak egy hivatalos e-mailre vagy telefonhívásra, vagy mely helyiségekben lehet italt vagy ételt fogyasztani. „A Munka Új Világa” projekt egy három éves periódust ölel fel, és eközben a rendszer hatékonyságát folyamatosan mérik és ellenőrzik, így a visszacsatolás meglehetősen gyorsan megtörténik. Az új rendszer egyelőre hatékonyan működik, strukturáltabb a munkavégzés, az utazási idő és a betegségek összvolumene csökkent, miközben a cég a 21. század kihívásainak is megfelel.

„A New World Of Work projekt bevezetése kb. 7 hónapot vett igénybe attól a pillanattól kezdve, hogy a költözés ténye felmerült a vezetőkben. Ez idő alatt az új iroda kiválasztása és kialakítása, valamint az új munkastílus kidolgozása mellett górcső alá vettük a meglévő folyamatainkat is, és ahol szükséges volt, ott változtattunk rajta az NWOW szellemének megfelelően. A költözés utáni első 3 hónapot „pilot” időszaknak tekintettük, az ezen időszakban felmerült apró változtatások jelenleg is folynak. Rendkívül pozitívak a visszajelzések a kollégáktól, hisz a hatékonyság növelése mellett elértük a munka és magánélet kapcsolatának javulását, családbarát munkahellyé váltunk, mindezek mellett vonzó vállalat vagyunk az Y generáció számára is új munkamódszereinknek köszönhetően” – magyarázza Berzsenyi Judit, a Ricoh Hungary Kft. NWOW projektvezetője. „A mobilmunkát elősegítendő olyan vezetéknélküli hálózatot alakítottunk ki, hogy a kollégák az irodatérben, a tárgyalókban, de akár a konyhában is azonos feltételek között tudjanak dolgozni. Az IP alapú telefonrendszerek funkcióit kihasználva építettük fel kommunikációs rendszerünket. A távoli virtuális magánhálózat használatával munkatársaink nem csak az irodában, hanem otthonról vagy bármely olyan helyről dolgozhatnak, ahol Internet elérés van. A közös munkát webex- és telekonferenciákkal oldjuk meg, ahol laptopjaink képernyőjét is megosztjuk egymással” – teszi hozzá Bus László, a Ricoh Hungary Kft. informatikai vezetője.