A weboldal 320px-es felbontás alá nincsen optimalizálva.

Kérjük tekintse meg nagyobb felbontású eszközről oldalunkat!

Szívesen megmutatnád irodádat?

Töltsd ki az itt található űrlapot, és ajánld irodádat bloggerünknek!

Küldő neve:*
Küldő e-mail címe:*
Üzenete szövege:*

Véleményed szerint másnak is érdekes lehet a cikk?

Töltsd ki az itt található űrlapot, hogy elküldhesd emailben!

Küldő neve:*
Címzett neve:*
Címzett e-mail címe:*
Üzenete szövege:*

Irodablog.napló feliratkozás

Itt iratkozhatsz fel hírlevelünkre, ahol kétheti rendszerességgel kaphatsz információkat az irodapiac aktualitásairól! Minden mező kitöltése kötelező!

Email cím:*
Név:*
Piaci szektor:*

Irodablog napló

Itt iratkozhatsz fel hírlevelünkre, ahol kétheti rendszerességgel
kaphatsz információkat az irodapiac aktualitásairól!

Név:
Email cím:*
Szektor:*
 

Hogyan alakítsunk ki professzionális irodát? – A modern munkakultúra szakértői

Az igényes munkakörnyezet a cégek versenyképességének meghatározó elemévé vált, Magyarországon is önálló iparággá kezd válni az irodatervezés és -kialakítás. A tervezők, belsőépítészek egy része kifejezetten a munkahelyek fejlesztésére specializálódott, egyes cégek pedig már az irodakialakítás teljes projektmenedzsmentjét egy kézben egyesítik.

Profik és a nyugati sztenderdek

Az iroda – mint organikus, folyamatosan változó entitás – egyre fontosabb szerepet játszik a cégek életében, hiszen a munkavállalói elkötelezettséget az anyagi juttatások mellett az igényes munkakörnyezet alapozhatja meg. A kvalifikált szakemberek toborzása és megtartása egyes iparágakban elengedhetetlen a siker érdekében, így Budapesten többek között az informatika és az SSC-szektor területén meg kell küzdeni a képzett munkaerőért. Sok esetben már nem csak a fizetések határozzák meg az állást keresők döntését, hanem a munkahelyi környezet igényessége, ergonómiája és kényelme. A munkakultúra Magyarországon is töretlenül fejlődik és specifikálódik, az elmúlt néhány évben különösen látványos a nyugati trendek megjelenése, amely köszönhető annak is, hogy a nemzetközi hátterű vállalatok jelentős szerepet játszanak a hazai munkaerő- és irodapiacon.

Az irodakialakítási tevékenységben az ezredfordulót követően megkezdődött a specializáció és szofisztikáció, ennek következtében a szakma felértékelődött, és mára önálló iparággá nőtte ki magát emblematikus szereplőkkel és cégekkel. A modern technológiák megjelenése a munkahelyeken, gyökeresen megváltoztatta a munkafolyamatokat és a vállalati működések, ügymenetek természetét, de ugyanúgy az újabb generációk megjelenése a munkaerőpiacon, szintén más hozzáállást igényel a munkaadók és az irodatervezők részéről is. Ma már nem szimplán a bútorokat kell elhelyezni a munkatérben és kiválasztani a szőnyeg színét, hanem a modern trendeknek megfelelően, komplex gondolkodást igényel a szakma, amely többek között, a tér költséghatékony és működőképes struktúrájának megtervezését jelenti, ahol a multifunkcionális zónákban többféle tevékenység is végezhető.

„Az iroda „fit-out” valóban egy összetett iparág számos specializált szereplővel: projektmenedzserekkel, tervezőkkel, szakkivitelezőkkel, bútorosokkal, üzemeltetőkkel és sorolhatnám még a résztvevőket. Az iparág, a korszerű spekulatív irodaházak megjelenésével alakult ki, és a fejlődés motorja sokáig a nemzetközi multi vállalatok és az általuk importált korszerű irodakultúra volt. A magyar vállalatok jobb esetben óvatosan követték a folyamatot, de a szolgáltatásokat, termékeket vagy nem tudták megfizetni, vagy nem láttak ezekben értéket. Az elmúlt években már egyre több vállalat költözik jobb minőségű bérleménybe, cseréli le az elavult bútorait, vesz igénybe profi tervező és projektmenedzsment szolgáltatást. Az innováció éllovasai napjainkban a hazai startupok, akik – felismerve a korszerű és egyedi munkaterekben rejlő potenciált – világszínvonalú, izgalmas irodákat hoznak létre. A képzett munkaerőért és annak megtartásáért zajló versenyben a jól funkcionáló irodatér, a vállalat kultúráját-identitását kifejező dizájn, az ergonomikus bútor felértékelődött, ezért a vállalatok is egyre komolyabb elvárásokkal kezdenek bele új irodájuk kialakításába, vagy a meglévő felújításába” – magyarázza Láncos Áron, a MádiLáncos Studio társtulajdonosa.

Projektmenedzsment A-tól Z-ig

Az iparág markáns hazai fejlődését jelzi, hogy ma már a projektmenedzsmenttel foglalkozó cégek is megjelentek a piacon, akik a teljes munkafolyamatot A-tól Z-ig lebonyolítják, így a megbízó válláról leveszik az irodakialakítás terheit. A megbízónak a komplex projekt során bérbeadóval, tervezővel, kivitelezővel, irodabútorossal és még számos szakvállalkozóval kell egyeztetnie, miközben a céges ügymenetet is a normál kerékvágásban kell tartania, ezért kerültek előtérbe a projektmenedzsmentre szakosodott cégek, vagyis egyre több esetben kiszervezik ezt a tevékenységet. A projektmenedzsment nem csak a lebonyolítást vállalja magára, hanem a megbízó igényeinek és tevékenységi körének felmérésével, illetve az ahhoz kapcsolódó szervezeti struktúra alapján – alvállalkozói segítségével – az adott cégre formálja a munkahelyet, miközben az iroda céljából kialakított bérlemény ideális kiválasztásában is közreműködhet.

„A projektmenedzsment feladatok csak egy részét jelenti az irodatér kialakításának irányítása, koordinálása. Ideális esetben már az irodakeresésnél és -kiválasztásnál közreműködünk műszaki tanácsadóként, valamint segítjük az ügyfelet az előzetes ütemterv összeállításában és a költségek becslésében. A bérleti szerződésnek a napi üzemeltetéssel foglalkozó pontjait is véleményezzük. Természetesen mindennek az alapja az igények pontos és alapos felmérése, ami mostanában sokszor párosul munkahely-stratégiai tanácsadással. A következő lépés a tervezés menedzsmentje egészen a belsőépítész kiválasztásától az elkészült tervek ellenőrzéséig. Ezután párhuzamosan zajlik a bérbeadó által végzett kialakítási munkák felügyelete és a szükséges egyéb beszerzések intézése, mint az IT kábelezés, biztonságtechnika, audiovizuális megoldások, irodabútorok stb. Az utolsó lépés a műszaki átadás és a költöztetés lebonyolítása a megbízó napi munkájának megzavarása nélkül. Egy jó projektmenedzsernek az egész folyamatot át kell látnia ingatlanos szempontból, miközben megfelelő műszaki háttérrel és piacismerettel kell rendelkeznie. Ezen felül karmesterként kell irányítania és vezetnie a projekt összes résztvevőjét” – sorolja az egyes munkafázisokat Csikós Ádám, a Cushman & Wakefield Budapest Projekt Menedzsment üzletágának vezetője.

Előnyök a bérlők és a tervezők számára

A projektmenedzsment lényege, hogy az új munkahelyre költöző vagy a régi irodát teljesen felújítani kívánó megbízó cég nem rendelkezik megfelelő szakismerettel arra vonatkozóan, hogy egy ekkora volumenű projektet hogyan bonyolítson le. Azért is fontos a tevékenység kiszervezése profi szakértőknek, mert az iroda ma már stratégiai eszköz egy vállalat kezében, fontos tényező a jövőkép megformálásában. A munkahely továbbá, nem csak a dolgozók munkaállomásainak összessége, hanem meghatározott tevékenységi köröknél a márkaépítés része, a vállalati értékek hordozója, illetve egyfajta szellemi műhely, inspirációs-motivációs bázis, ahol rugalmasan, gyorsabban reagálhatnak az alkalmazottak a változó piaci körülményekre. Ráadásul az irodabérlés legalább középtávon befolyásolja az adott cég sorsát, hiszen a jelentős költségtényezők mellett, az ügyfeleik hozzáállását is meghatározhatja. Emellett a megbízó cégek fő profilja szerint is különböző igények merülhetnek fel, hiszen a már említett márkaépítés nem feltétlenül lényeges például egy ügyvédi irodának vagy egy háttértevékenységeket végző vállalatnak, hanem utóbbi esetekben a cégkultúrára és a működési mechanizmusokra helyeződik a hangsúly.

„Elsősorban egy felelős szakértő bevonása minimalizálja a kockázatokat, hiszen a felmerülő műszaki és egyéb problémák szinte mindegyikével találkoztunk már, és tudunk rá megoldást is. Ha esetleg elkerülhetetlen költségnövekedéssel vagy késéssel kerülünk szembe, akkor azt időben jelezzük és előkészülünk egy tartalékmegoldásra. Másodsorban az ügyfeleknek jelentős belső erőforrást takarítunk meg, ami ráadásul csak nagyon ritkán áll rendelkezésre. Egy külsős tanácsadó esetén is szükség van a kollégák bevonására és a vezetők döntéseire, de mi biztosítjuk azt, hogy ez szervezett keretek között, ütemezetten történjen. Így elkerülhető, hogy egy-egy fázis késése vagy elmaradása megnehezítse vagy lehetetlenné tegye az iroda átalakítását vagy költözését. Természetesen, a költségek csökkentésében is szerepünk van, hiszen egy jó alku nem csak abból áll, hogy kérünk 10 % kedvezményt a beszállítótól, hanem a teljes tendereztetés folyamát végigkísérő munkát jelenti, vagyis az ajánlatadók kiválasztásától az ajánlatok összehasonlításáig és az úgynevezett ’Value Engineering’-ig, amit nagyjából az olcsóbb műszaki megoldások javaslatát jelenti” – hangsúlyozza Csikós Ádám.

„Könnyebb helyzetben van a tervező, ha egy profi projektmenedzser irányítja a folyamatot, hiszen már a tervezés során segít a megbízónak megfogalmazni a reális műszaki igényeket a kitűzött költségkerethez képest. A megbízónak nem kell értékes erőforrást allokálnia olyan feladatra, amihez nem feltétlenül ért, a tervező pedig pontosabb és ütemezett instrukciókhoz jut, ami a szokásos időnyomást ismerve érték minden résztvevőnek. A tenderfázisban a pénzügyi szemlélet mellett komoly műszaki tudás és piaci tapasztalat szükséges, hogy a projekt a legjobb ár-érték arány mellett valósuljon meg. A ’Value Engineering’ folyamatban, a projektmenedzsernek szorosan együtt kell működnie a tervezővel, hogy a megrendelő által elfogadott irodakoncepció ne sérüljön. A kivitelezési munkák megfelelő koordinációja, ellenőrzése elengedhetetlen, ezen múlik a megvalósítás magas minősége feszes határidő mellett is. Ebbe a folyamatba érdemes a tervezőt bevonni helyszíni művezetések, bejárások keretében, hiszen számos változás adódhat a kivitelezés közben is. A siker alapja a projektmenedzsment és a tervező folyamatos együttműködése, hiszen úgy tudunk hatékonyak lenni, ha a felek tiszteletben tartják a közösen rögzített prioritásokat ütemezés és dizájn szempontjából egyaránt” – összegez Láncos Áron.

A cikk megjelent az Ingatlan Évkönyv 2015/2016 kiadványban.